U skladu sa Pravilnikom o načinu obeležavanja pčelinjih društava i registraciji pčelinjaka, svako registrovano poljoprivredno gazdinstvo koje se bavi pčelarstvom ima zakonsku obavezu da dva puta godišnje, u aprilu i oktobru, prijavi brojno stanje svojih pčelinjih zajednica nadležnoj veterinarskoj stanici, odnosno veterinaru koji je obeležio košnice.
Do 31. oktobra potrebno je prijaviti broj košnica sa kojim se ulazi u zimovanje, bez obzira na to da li je u međuvremenu bilo promena na pčelinjaku. Pčelar je dužan da sa sobom ponese spisak svih brojeva košnica koje ulaze u zimu, kao i pločice sa brojevima rasformiranih košnica, koje vraća veterinaru.
Ukoliko je broj košnica manji nego ranije, pčelar mora navesti razlog smanjenja – napad divljih životinja, spajanje slabijih zajednica, krađu (uz policijski zapisnik) ili uginuće od bolesti (uz veterinarsku potvrdu).
S druge strane, u slučaju povećanja broja košnica, odnosno kupovine košnica od drugog pčelara, potrebno je priložiti Uverenje o zdravstvenom stanju pčela koje izdaje prethodni vlasnik. Pčelar koji prodaje košnice mora ih prethodno odjaviti kod svog veterinara i prijaviti kome su prodate.
Posle prijave, veterinar izdaje overenu potvrdu o izvršenom redovnom popisu sa datumom prijave. Retroaktivno prijavljivanje posle 31. oktobra nije moguće, a izdavanje potvrde je besplatno.
Prijavu stanja važno je obaviti u propisanom roku, jer se na taj način čuva aktivni status poljoprivrednog gazdinstva i time i pravo na subvencije u narednoj godini.